Методики та інструменти управління командами в період кризи

0
1076

Згідно зі Всесвітньою організацією охорони здоров’я, одним з основних, і найбільш дієвих, способів запобігання поширенню COVID-19 є самоізоляція. Для виконання цих приписів багато організацій перейшли на віддалений режим, але далеко не всі були до нього готові.

У цій статті ми хочемо поділитися кількома способами підтримки ваших співробітників у тонусі і ефективного управління ними навіть в цих нових умовах. Також розповімо про інструменти, що допоможуть вам у цьому.

Порадами ділиться Нія Нікель – підприємниця, спеціалістка з управляння та оптимізації проєктів з 6-річним досвідом. Співзасновниця бару Zbirka та студії краси Priton Krasoty.

  1. Лідерам команд необхідно підтримувати і залучати співробітників в роботу – кожен день.

Низька продуктивність на місцях не тільки не дозволить досягти зростання; вона може не дати вашій компанії пережити поточну кризу. Для того, щоб зберігати її на високому рівні, співробітники повинні відчувати підтримку і команди, і її лідерів. Коли ви заходите в офіс, ви напевно вітається з колегами – огляд на віддалений режим не привід змінювати цю звичку. Кожен день відводьте час на те, щоб підтримувати контакт зі співробітниками так, як це підходить їм. Деяким співробітникам більше підходять чати, іншим буде достатньо одного листа.

  1. Навчіть ваших співробітників працювати з дому – це не та навичка, якою володіють від природи.

Робота з дому має певні бонуси: не потрібно витрачати час і гроші на дорогу в офіс, значно гнучкіший графік тощо. Однак, для неї потрібні й певні навички та вміння, які багатьом людей не притаманні. Пропонуйте членам вашої команди статті та публікації про те, як залишатися здоровими і ефективними при роботі вдома та просіть їх ділитися власними методиками.

Іншою проблемою може бути вигорання, яке зазвичай асоціюється виключно з роботою в офісі. Однак співробітники, яким потрібно привчати себе до нового розпорядку роботи, теж можуть «вигоряти». Коли зі звичного робочого дня пропадає дорога в офіс і додому, складно проводити межу між роботою і відпочинком. Допоможіть вашим колегам встановити ці рамки.

  1. Розумійте, що на «перебудову» потрібен час, і давайте його.

Для співробітників, що все життя працювали в офісі, перехід в новий режим може зайняти певний період; розпорядок зустрічей та дедлайнів, що працював в офісі, може не працювати для віддаленої команди.

Обговоріть з командою, що, на їхню думку, буде працювати, а що ні. Чи потрібно вам перенести час ранкової летючки? Подумайте про те, як і на що зазвичай витрачається час в офісі і як ви контактуєте з командою. Якщо у вас панує невимушена атмосфера, вам потрібні інструменти, щоб відтворити її і в віддаленому режимі. В ході цього переходу ви можете зрозуміти, що деякі збори або порядки вам тільки заважають – тим краще! Сміливо від них позбавляйтеся.

  1. Допоможіть вашим співробітникам «бути присутнім в офісі» за допомогою технологій і інструментів.

Для віддаленої роботи необхідно враховувати, що саме для вашої команди можуть бути потрібні не найпопулярніші інструменти; не зволікайте міняти їх, якщо вони не працюють. Задумайтесь про компенсації витрат на зв’язок (таких, як стільникові дзвінки та інтернет).

Також необхідно розуміти, що для роботи вдома вашим співробітникам доведеться обладнати «офіс» у себе вдома, а це означає, що їм потрібна та ж апаратура, якої вони користувалися в цьому офісі.

Далі – докладніше про інструменти, які допоможуть вам спілкуватися з колегами і стежити за їхньою продуктивністю.

Насамперед замисліться про організацію завдань. Якщо раніше ви займалися плануванням в Excel, саме час переходити на сучасні таск-менеджери: Basecamp, Worksection або Asana. Кілька слів про кожен:

Basecamp – один з найпопулярніших таск-трекерів для робочих команд, з простим і інтуїтивним інтерфейсом, більше призначена для складних проектів, що відбивається і на ціні (від 20 $ на місяць). Платформа дозволяє вести календар, є вбудований чат і мобільний клієнт.

Worksection – вітчизняний продукт, що орієнтований на команди будь-якого розміру. Інтуїтивна структура проектів і завдань, є Канбан-дошки і діаграма Ганта. Є вбудований тайм-трекер, можна планувати бюджети проектів. Мобільний додаток для iOS / Android. Нативна українська та російська мова.

Asana – платформа з, мабуть, найбільш зручним і інтуїтивним інтерфейсом. Один з основних плюсів: гнучка кастомизация завдань. Досить зручний мобільний клієнт.

Наступним завданням буде організація комунікації з командою. Для текстових чатів кращою платформою залишається Slack – безкоштовна версія зберігає до 10 тис. повідомлень з повнотекстових пошуком. Індексуються і файли, що прикріплюються в чатах (тут вони звуться «каналами»). Хоча на хвилі «карантинізації» для спілкування віч-на-віч багато організацій звернулися до Zoom, останні новини про витік інформації змушують шукати альтернативи, наприклад Google Hangouts. Ця версія все ще доступна і підтримує відеоконференції до 10 осіб.

Те, наскільки ефективно ваша компанія вийде з кризи, залежить перш за все від вас: дійте рішуче, підтримуйте ваших співробітників і допомагайте їм зберігати продуктивність і здоров’я.

НАПИСАТИ ВІДПОВІДЬ